Come organizzare un trasloco aziendale?
“Come organizzare un trasloco aziendale?”. Tanti liberi professionisti o aziende si sono trovati in questa situazione. La domanda ha una risposta che è divisa quattro passaggi fondamentali che permettono di fare un trasloco perfetto e senza stress.
Ma prima di iniziare, partiamo dalle basi. Per prima cosa, ancora prima di arrivare ai passaggi fondamentali, bisogno assolutamente preparare una tabella per arrivare preparati alla grande data.
Un tabella di avvicinamento deve rispondere a tre parole: selezionare, imballare e depositare. Con queste tre parole si può pensare di traslocare da soli o, per aver la certezza che tutto vada per il verso giusto, affidarsi ad una ditta come Tuttotraslochi.
1. Cosa fare prima di organizzare il trasloco aziendale
Iniziamo a pensare al trasloco circa 4 mesi prima e pianifichiamo la fase iniziale. Il trasloco aziendale è un momento difficile per ogni attività e i motivi, spesso, sono differenti. Molte volte si ha bisogno di un luogo o un ufficio più grande, altre volte ci si vuole spostare in una zona centrale o più rinomata. Ma, in ognuno di questi casi, è bene iniziare a lavorare molto tempo prima del vero e proprio trasloco aziendale.
- Disdire l’affitto e saldare le bollette: il primo punto è quello che viene dimenticato più spesso. Il vecchio locale ha un contratto con delle richieste di disdetta ben specifiche, solitamente 3 mesi prima della chiusura. Medesima cosa per le bollette. Potete contattare il vostro fornitore per chiedere lo spostamento al nuovo ufficio, ma ci possono volere fino a 60 giorni prima che si attivo il nuovo contratto.
- Eliminare il superfluo: tutte le cose vecchie e inutili devono sparire. Donate gli oggetti o portateli ad un mercatino dell’usato. In caso di oggetti non più funzionanti, contattate la discarica o il gestore di rifiuti più vicino..
- Scatoloni: più scatoloni si hanno, più è facile identificare cosa c’è dentro. Moltiplica sempre per tre le tue stime sugli scatoloni necessari. Non è facile quantificare gli oggetti se non si è un professionista.
- Inventario e imballaggio: realizza un foglio di inventario con gli oggetti che porterai sicuramente via. Ovviamente, dopo aver eliminato il superfluo. Imballa le cose più fragili come se imballassi piatti o bicchieri. Lo schema che dovrai seguire è semplice: dividi ogni area di ufficio con degli scatoloni. Dopodiché, una volta svuotata, sposta in ordine di futuro ingresso i vari scatoloni. Tieni a portata di mano il nastro adesivo, le forbici, i pennarelli e dei panni per pulire.
- Schema per la nuova azienda: la nuova sede è già organizzata? Per un trasloco aziendale conviene pensare alle aree prima di entrarci. Pensa a come disporre l’arredamento, fai uno schema approssimativo di dove andranno gli scatoloni.
- Definisci il giorno giusto: Inizio settimana o fine settimana? Se non ti affidi ad un’azienda di professionisti, il consiglio è quello di farlo nel fine settimana. Avrai così il weekend per iniziare ad organizzare correttamente gli spazi.
- Trova un responsabile operativo: Puoi essere te o può essere un tuo dipendente. Questa figura chiave in un trasloco aziendale avrà il compito di organizzare le postazioni future e seguirà integralmente tutto quello che accadrà durante il trasloco.
2. Come organizzare un trasloco aziendale fino alla destinazione
Se hai eseguito i passaggi precedenti, sarai così pronto a trasferirti nel nuovo ufficio in tutta sicurezza. Avrai i tuoi oggetti imballati, stai già pensando alle future riunioni o call e a come organizzarti al meglio per il futuro.
Ma prima di rilassarsi, ricontrolla che l’ordine dei pacchi sia corretto, ricontrolla che tutti gli oggetti siano nelle scatole corrette, che siano tutte etichettate con la loro posizione finale e che siano pronte ad essere caricate.
2. Come organizzare un trasloco aziendale fino alla destinazione
Se hai eseguito i passaggi precedenti, sarai così pronto a trasferirti nel nuovo ufficio in tutta sicurezza. Avrai i tuoi oggetti imballati, stai già pensando alle future riunioni o call e a come organizzarti al meglio per il futuro.
Ma prima di rilassarsi, ricontrolla che l’ordine dei pacchi sia corretto, ricontrolla che tutti gli oggetti siano nelle scatole corrette, che siano tutte etichettate con la loro posizione finale e che siano pronte ad essere caricate.
Ma come organizzare l’arrivo a destinazione?
Se ti affidi ad una ditta, come Tuttotraslochi, ti basterà aspettare nella tua nuova sede l’arrivo del mezzo con i tuoi oggetti, lasciare che vengano scaricati e poi procedere a mettere a posto tutto quello di cui hai bisogno.
Se invece vuoi fare il trasloco in modo autonomo, avrai da seguire i prossimi punti:
- ZTL: Prima cosa da fare, verificare se il nuovo ufficio è in una ZTL. Se è all’interno di una ZTL devi contattare il comune per il permesso di transito e di scarico.
- Orari particolari e lavori: Alcune strade, soprattutto nel centro, sono chiuse in determinate ore del giorno. E la presenza di lavori potrebbero ritardare il vostro ingresso in azienda.
- Aziende limitrofe: È buon costume avvisare le aziende vicine, soprattutto se in palazzine, che nel corso dei giorni successivi farai il tuo ingresso in ufficio e potresti fare rumore.
- Mezzo: Dovrai avere un mezzo che possa trasportare tutte le scatole, i tavoli, le scrivanie, le sedie e molto altro. Verifica la presenza di noleggi di furgoni nelle vicinanze.
- Assicurazione: Cosa succede se si rompe qualcosa? È sempre bene avere un assicurazione temporanea attiva.
3. Usare un magazzino temporaneo
Se per motivi di tempo e spazio non puoi, o non vuoi, trasportare tutto nella nuova azienda, puoi organizzarti con un deposito locale che fa servizio di magazzino. Tuttotraslochi, nella zona di Lucca, ti dà la possibilità di usare i propri depositi e ti aiuterà anche nel portare i tuoi oggetti fino al deposito.
Avere un deposito ti aiuterà nel giorno del trasloco. Avendo tutti gli oggetti vicini alla destinazione, non dovrai caricare la macchina in modo eccessivo con oggetti, come ad esempio dei vestiti fuori stagioni, inutili.
4. Rendi efficiente il tuo trasloco aziendale
Sul come organizzare un trasloco aziendale dovresti oramai essere un esperto. Ma come puoi rendere ancora più efficiente il tuo trasloco aziendale?
- Inizia a sballare in ordine: riprendi l’inventario in mano, se hai seguito i passi precedenti avrai solo quello che ti serve e saprai in che ordine andare a piazzare i tuoi oggetti.
- Rimani concentrato: il trasloco è faticoso se fatto da solo. Datti un obiettivo, come ad esempio riempire una stanza, e portalo a conclusione. Se hai dei dipendenti, organizza il trasloco in un momento in cui possono aiutarti.
- Fai foto ai contatori: ti sarà fondamentale nei periodi successivi. Non scordarti mai di fotografare i vari contatori di luce, acqua e gas.
- Copri i pavimenti: spostare tavoli, sedie e molto altro rischia di rovinare i pavimenti. Coprili sempre.
- Accertati che non ci siano danni: potresti pentirti di aver rotto un computer o uno schermo.
Con questo si conclude la nostra guida su come organizzare un trasloco aziendale.
Se hai dei dubbi, o vuoi farti aiutare da un professionista, puoi contattare Tuttotraslochi richiedendo un preventivo, sia per il trasloco che per utilizzare i nostri magazzini come deposito di appoggio o il noleggio della scala .
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Grazie ai nostri professionisti non incorrerai ad imprevisti alcuni e noleggiare una piattaforma potrà essere definito davvero come “un gioco da ragazzi”!